Проект появляется тогда, когда появляется ответственность, когда вы взяли на себя перед кем-то обязательства сделать что-то, с конкретным результатом, конкретные сроки, на конкретных условиях. 

Но почему вы рискнули взять на себя эти обязательства?

Видимо, потому, что прикинули, какой это объем работ, какие ресурсы и сколько времени для этого требуется, и оценили, что и время, и всё необходимое для выполнения этих работ у вас есть. 

Ну откуда вы знаете, какой это объем работ? Наверно, потому, что вы представляете, а что именно надо сделать, чтобы получить тот результат, представить который вы подряжаетесь. 

А это, в свою очередь, предполагает, что вы представляете, какой именно результат требуется, и, более того, он согласован с тем, перед кем вы берёте на себя обязательства, и кто примет вашу работу — перед потребителем или заказчиком. 

А почему потребитель или заказчик с вами этот результат согласовал или даже под вас его потребовал? Потому что он понимает, зачем он ему нужен и что будет с ним делать, как его использует.

Идя от первопричины, получаем все стандартные шаги, предполагаемые для взятия на себя обязательств:

— что за проблема и чья, и какова идея решения

— как это решение будет выглядеть и работать (концепция)

— как оно будет устроено (архитектура)

— как его сделать

— какова для этого структура работ

— каковы для этих работ требуются компетенции и ресурсы

— отсюда выходим на бюджет, сроки и пр.

— показываем, почему именно такое решение было эффективно, если устраивает —

— принимается решение о запуске проекта (дается команда для внутреннего, заключается договор для внешнего и т.п.).

Но почему вы уверены, что работы именно такие, что у вас если для них все нужные ресурсы и время?

Либо у вас отлажены процессы и выстроен некий конвейер, где все предсказуемо, либо есть предыдущий аналогичный опыт, либо вы знаете, что так делает кто то еще. 

Ну как быть, если такого опыта нет, а обязательства надо всё-таки на себя брать? Тогда вы прокручиваете ситуацию мысленно, моделируя её, делая, при необходимости, соответствующей расчёты и выходите на понимание структуры работ, оценку необходимого времени и ресурсов, через проектирование и планирование. 

Вот формат деятельности, где, чтобы обеспечить реализацию в срок и назад на условиях, требуется проектирования и планирование – это и есть проект. Все просто.