Поручение как проект

С появлением новых ФГОСов у педагогов создалось впечатление, что проекты — это некая новая сущность, которую как-то надо осваивать и внедрять, хотя все люди и сами реализуют и участвуют в чужих проектах, просто этого не осознавая — именно поэтому возникла идея учить этому, начиная со школы. 

Итак, люди постоянно сталкиваются с задачами, требующими скоординированных усилий  и планирования для достижения поставленной цели. Это могут быть как профессиональные задачи на работе, так и повседневные задачи в личной жизни.

К примеру, на работе это:

- Разработка и запуск нового продукта или услуги. 

- Внедрение новой информационной системы.

- Организация крупного мероприятия - конференции, форума и т.д.

В повседневной жизни:

- Подготовка и проведение свадьбы, юбилея, дня рождения. 

- Ремонт или переезд в новую квартиру. 

- Организация отпуска - покупка билетов, бронь отеля и т.д.

- Обучение в университете или колледже.

- Воспитание и развитие ребенка.

Все эти задачи требуют:

- Четкой поставленной цели.

- Разработки плана мероприятий.

- Распределения ролей и обязанностей между участниками.

- Выделения ресурсов.

- Контроля сроков и бюджета.

- Мониторинга прогресса и внесения корректив.

По своей сути - это все типичные "проекты", даже если об этом люди не задумываются явно. Главное, чтобы цели были достигнуты эффективно и в срок.

Подобно герою Мольера, который не знал, что говорит прозой, мы часто не задумываемся о проектном формате наших усилий: это свойство человеческого мозга — способность прокрутить действия мысленно, а не действовать через пробы и ошибки.

По факту, мы имеем дело с проектом каждый раз, когда нам нужно достичь требуемого результата в срок, и чтобы гарантировать это или снизить риски, мы сначала планируем, а организовываем необходимую деятельность — пусть даже неосознанно или на интуитивном уровне. Но использование проектных подходы интуитивно, лишает нас возможности применять более совершенные методы организации проектной деятельности и управления проектами.

И что часто упускается, с управлением проектами мы даже чаще сталкиваемся, осуществляя руководство чем-то: ведь постановка задачи с требованием представить результат в заданный срок — то есть, фактически, проект! — является формой делегирования, а не просто выдачей распоряжения.

Основные отличия делегирования от распоряжений:

1. Делегирование - это передача ответственности за результат. Выдача распоряжения подразумевает только передачу задачи, но ответственность остается на руководителе.

2. При делегировании коллеге предоставляют достаточную свободу действий при выполнении задания. Он может выбирать методы и способы, как достичь результата. При выдаче распоряжения руководитель четко определяет, как именно нужно выполнить задачу.

3. Делегирование подразумевает контроль за результатом, а не за процессом выполнения. Если задача будет выполнена в срок и качественно, ответственный партнер считается успешным, независимо от того, как именно он это сделал.

4. С точки зрения мотивации, делегирование задачи более эффективно, так как повышает ответственность, самостоятельность и инициативу сотрудника. Выдача распоряжения в большей степени ориентирована на контроль.

Таким образом, постановка задачи с требованием соблюдения срока является формой делегирования, так как предполагает предоставление достаточной свободы действий, передачу ответственности за результат и контроль только за самим результатом, а не методами его достижения.

И задание в такой форме является для подчиненного полноценным «мини-проектом», в котором есть:

- Четко определенная цель - результат, который должен быть достигнут.

- Ограничения - сроки и, возможно, другие параметры (например, бюджет).

- Необходимость спланировать и организовать свою работу так, чтобы достичь цели в установленных рамках.

- Нужно распределить задания между исполнителями, при необходимости.

- Нужно обеспечить мониторинг хода выполнения и внесение корректив, чтобы уложиться в сроки.

- Нужно представить отчет руководителю о результатах и выполнении задания.

То есть, тут есть все типичные для проекта этапы: планирование, организация, мониторинг, контроль. Правда, масштабы значительно меньше.

Таким образом, если подобное задание будет восприниматься подчиненным/исполнителем как «мини-проект», это поможет лучше структурировать работу, сосредоточиться на главной цели и лучше планировать свое время.

В целом такая постановка задач руководителем имеет много позитивных сторон для эффективности работы. Тут важно не использование тех же тяжеловесных процедур и документации, а единое понимание базовых проектных принципов и подходов. Это может проявляться так:

- Сотрудники используют единую терминологию, понимая основные проектные термины (цель, задачи, ресурсы, мониторинг и т.д.).

- У них сформировано представление о структуре проекта (план, график, бюджет) — даже если это поручение! 

- Они понимают необходимость ясной постановки цели и задач.  

- Знают основные принципы: ответственность, мониторинг, контроль сроков и т.д.

- Воспринимают свою работу как комплекс действий, направленных на достижение результата. 

- Готовы при необходимости докладывать о ходе работы и промежуточных результатах.

Постановка задачи и ход исполнения такого поручения тоже фактически соответствует этапам выполнения проекта. К примеру, распоряжение «Ознакомьтесь с задачей и во вторник доложите, как видите решение и план действий» — это, фактически, соответствует разработке концепции и структуры работ.

Но тут важна не формальность, а общее представление о проектном подходе. Это позволяет руководителям делегировать задачи более эффективно, а сотрудникам - более профессионально и целенаправленно их выполнять.

* * *

Полный текст методички и другие материалы к этому курсу доступны в пакете для руководителей и кураторов проектов