1. Проекты и организация проектной деятельности: основные понятия

Любая деятельность начинается потому, что у кого-то есть какая-то потребность. Удовлетворение этой потребности становится целью деятельности, и для достижения этой цели надо совершить некий набор действий.

Эти действия можно совершать разными способами – случайным образом, через пробы и ошибки, последовательными приближениями, перебором вариантов и так далее.

Но иногда возникает ситуации, когда нужный результат должен быть получен в конкретные сроки при конкретных условиях.

Например, вы договорились сделать сайт, и заказчик хочет точно знать, каким он будет, сколько это будет стоить и когда будет готов.

Или строительная компания получила заказ на строительство дома, и есть конкретная дата окончания работ и определенный бюджет.

Или, например, университет планирует провести научную конференцию, для которой нужно заранее подготовить программу, пригласить спикеров и участников, забронировать помещение и обеспечить техническую поддержку.

Другими словами, в жизни часто бывают ситуации, когда ещё до начала работ вам нужно понимать, каким будет результат, какие будут затраты, сроки, какие потребуются ресурсы и так далее.

Если у вас уже был аналогичный опыт или есть четкие инструкции, рецепты, указания, что именно и как нужно сделать, чтобы получить нужный результат в срок, то вполне можно ориентироваться на них. Но что делать, если такого рода работа никогда не выполнялась или в известных вам условиях произошли достаточно большие изменения? Есть только один вариант, чтобы получить нужные результаты, уложившись в сроки и другие ограничения: это заранее представить себе все те действия, которые нужно совершить, чтобы получить требуемый результат, и оценить затраты времени и необходимые ресурсы.

Другими словами, вам надо провести планирование необходимых работ, если они известны, либо ещё и определить необходимые работы, выполнив проектирование.

Формат деятельности, в котором реальным действиям предшествует их проектирование и планирование, называется проектом.

Проектирование и планирование требуют усилий и времени, поэтому они появляются, как правило, только тогда, когда в этом есть серьезная необходимость: определённые сроки, ограниченные ресурсы, и слишком велики риски, если что-то сделать не так. Поэтому есть смысл заранее подумать, что делаешь.

Это настолько обычная ситуация, что в большинстве определений проекта в стандартах проектного менеджмента, проект определяется как комплекс усилий по достижению заданных целей в условиях ограничений. Да, здесь ничего не говорится про проектирование и планирование, но мы понимаем, что другого способа снизить риски просто нет.

Итак, как только заказчик и исполнитель договорились, что исполнитель представит заказчику требуемый результат в заданные сроки на оговоренных условиях – у исполнителя появляется проект!

Здесь заказчик и исполнитель - функциональные роли, в которых могут выступать разные люди или организации (именно поэтому они "юридические лица") в разных качествах, и человек может быть и сам себе заказчиком, когда, к примеру, делает ремонт в своем доме, и понимает, что надо уложиться в бюджет и успеть к какой-то дате.

Итак, на входе проекта - известный результат и условия, при которых он должен быть достигнут - сроки, бюджет, какие-то специальные требования к безопасности, порядку использования, организации работ и так далее.

Чтобы получить результат на этих условиях, нужно выполнить определённые работы, а для этого нужно понимать – какие и как. Так появляются проектирование и планирование.

В контексте проектного менеджмента, проектирование и планирование тесно связаны и часто идут вместе, но они несколько отличаются.

Проектирование - это стадия, на которой определяются основные цели проекта и разрабатывается концепция или "дизайн" для их достижения. В отличие от конструирования, результатом проектирования является не только представление об "устройстве" требуемого решения, но и определение тех работ, которые необходимы для его реализации.

Планирование следует за стадией проектирования и включает в себя установление временных рамок и определение ресурсов, которые будут необходимы для выполнения работ, определенных на стадии проектирования.

Планирование также включает в себя определение порядка и последовательности выполнения работ, а также установление метрик для отслеживания и контроля прогресса проекта.

Ну, а чтобы эти работы были выполнены в срок и при заданных условиях, мало иметь план действий – нужно следить, чтобы он выполнялся! Поэтому в структуре работ появляются не только те, которые нужны для достижения результата, но и те, которые требуются для управления: проконтролировать промежуточные результаты и сроки, принять меры, если что-то идёт не по плану и так далее. В структуре работ, помимо функций, связанных с достижением результата проекта, появляются функции по управлению этим проектом.

Способность предвидеть результаты своих действий - это важная эволюционная особенность человека, и то, что правильно сначала думать, а потом делать, учат с детства. Поэтому, чтобы избежать путаницы, мы будем говорить о проекте не в каждом случае, когда человек сначала думает, прежде чем что-то сделать, а когда в организации деятельности появляются структуры, обеспечивающие управление этой деятельностью.

Например, вы можете решить приготовить ужин с таким-то составом блюд, и прикидываете, какие продукты использовать, и начинаете готовить, адаптируя свои действия по ходу дела, но можете и составить (хоть мысленно) список продуктов, запланировать, как и где будете покупать и заказывать, прикинете, когда начинать готовить, чтобы все успеть, будете следить за временем и пр. - такой формат деятельности уже ближе к проекту.

Таким образом, в проекте, помимо собственно комплекса действий и процессов по достижению результата, присутствуют предшествующие им действия и процессы по определению структуры работ и её планированию. И всё это обеспечивается и организуется работами и процессами управления.

Важно, что проектом будет как весь комплекс действий по достижению заданной цели, так и отдельные комплексы работ, в рамках которых, в контексте общего результата, должен быть получен какой-то частный или промежуточный результат.

Пусть целью проекта является постройка и сдача дома. И комплекс работ, которые должны для этого выполнить строители, расписан на стадии проектирования и планирования, и задача строителей этот план действий отработать, что обеспечивается бригадирами, прорабами, начальниками строительства со своими структурами обеспечивающими управление проектом. Но сделать эти планы производства работ и другую документацию в срок - тоже было проектом для той команды архитекторов и инженеров, которые эту документацию готовили, и для них это был тоже проект. И свои проекты были у отдельных подразделений, отделов, проектной групп – документация на такой-то элемент или такой-то объект.

То, какой именно проект имеется в виду при рассмотрении тех или иных материалов, мы всегда будем оговаривать. Пока же примем, что в структуре любого проекта всегда есть две составляющие: стадия планирования, а также стадия исполнения.

Каким образом стадии планирования и исполнения могут быть выстроены в конкретном проекте, зависит от тех подходов к проектному менеджменту, которые используются в данном случае.

Возможно, все работы в проекте сначала спланированы, а потом реализуются, как это принято в "водопаде". Возможно, работа идет над отдельными составляющими проекта, в том числе интерактивно, либо как в "гибких" методологиях: сначала берется одна часть задачи, планируется, исполняется и получается результат, потом берется следующая часть, пока не будет достигнут требуемый результат.

Так или иначе, но процесс исполнения, предшествующие ему процессы проектирования и планирования, а также процессы управления всем этим, в любом проекте обязательно присутствуют!

Процесс — это последовательность операций или действий, направленных на достижение определённой цели или результата. Процесс включает в себя набор действий, которые выполняются в определенном порядке и с определенной целью. В контексте проектного менеджмента, процесс может включать в себя различные этапы, такие как планирование, исполнение и контроль.

Ключевые процессы, включающие действия или операции, которые необходимы для получения результата проекта, называются основными.

Те процессы, которые обеспечивают исполнение основных процессов, называются процессами управления.

В примере со строительством дома, основные процессы, связанные с возведением кирпичной стены, будут включать подготовку и подачу строительных материалов, приготовление раствора, кладку кирпича согласно проекту и т.п.

Но чтобы эти работы были выполнены, должен появиться руководитель работ - кто-то старший, бригадир или прораб, который распределит их между членами бригады, организует выполнение, проверит исполнение и т.п. — появляются процессы управления.

А еще тут видно, что чтобы бригадир мог поручить кому-то подготовить раствор и сделать кладку, то откуда-то должны были появиться на площадке песок, цемент, кирпичи, необходимый инструмент, и для достижения результата проекта, таким образом, нужны не только основные процессы и процессы управления, но и процессы обеспечивающие.

Точно так же, работу проектировщиков и архитекторов кто-то должен был организовать и обеспечить всем необходимым.

Таким образом, в любом проекте всегда есть как минимум две стадии - планирования и исполнения, внутри которых есть три группы процессов — основные, обеспечивающие и управления.

Но если проект - это "задача с известным результатом", который оговаривается на старте проекта, откуда берется представление о результате, оценка сроков, стоимости, других условий? Все это заказчик и исполнитель должны согласовать до запуска проекта на предпроектной стадии или стадии инициации проекта. И только если обе стороны удовлетворены этими условиями, проект запускается.

Точно так же, когда исполнитель представил заказчику то, что было сделано в проекте, нужно понять - достигнут ли требуемый результат, удовлетворяет ли он потребности, все ли условия и формальности, предусмотренные договоренностями, выполнены — появляется стадия завершения работ.

Жизненный цикл проекта - это последовательность стадий, которые проект проходит от начала до завершения. Как было показано, он обычно включает стадии инициации, планирования, исполнения и завершения проекта. На стадии инициации определяются основные цели и условия проекта. На стадии планирования разрабатывается подробный план работ. На стадии исполнения этот план реализуется, а на стадии завершения проверяется, были ли достигнуты цели проекта и были ли выполнены все условия.

А то, как проект удовлетворяет потребность потребителя - мы рассмотрим в следующей статье.

* * *

Проект - формат деятельности, в котором реальным действиям предшествует их проектирование и планирование, и который направлен на достижение определенной цели.
(вариант проект - это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата, ограниченное по времени и ресурсам, с четко определенной целью и требованиями к срокам, результатам, риску, рамкам расходования средств и ресурсов).

Проектирование - стадия, на которой определяются основные цели проекта и разрабатывается концепция или "дизайн" для их достижения.

Планирование - стадия, которая включает установление временных рамок и определение ресурсов для выполнения работ, определенных на стадии проектирования.

Процесс — последовательность операций или действий, направленных на достижение определённой цели или результата.

Основные процессы - ключевые процессы, включающие действия или операции, которые необходимы для получения результата проекта.
Процессы управления - это процессы, которые направлены на координацию и контроль основных и обеспечивающих процессов проекта.

Обеспечивающие процессы - это процессы, которые поддерживают основные процессы, предоставляя необходимые ресурсы и условия для их успешного выполнения.

Жизненный цикл проекта - последовательность стадий, которые проект проходит от начала до завершения, включая стадии инициации, планирования, исполнения и завершения проекта.