Раз мы представляем, что надо сделать, то как определить, какие для этого потребуются ресурсы и время? Надо представить, какие работы требуются, чтобы получить этот результат, и какие ресурсы и компетенции потребуются для их выполнения.

Определение перечня работ для технической системы требует детализации требований на этапах проектирования и разработки, но для проектов из других профессиональны сфер перечень работ часто понятен уже, когда понятны основные составляющие элементы решения.

К примеру, если основными элементами научной конференции в университете будут подбор докладчиков, техническая подготовка, информационное обеспечение, проведение конференции и пр., то основными работами могут быть:

1. Инициирование проекта 

Формирование пакета инициации проекта: цели, задачи, требования к результатам и ограничения конференции.

2. Планирование проекта 

Разработка плана управления проектом, определение подпроектов, запланированных результатов, расписания и исполнителей.

3. Подбор докладчиков 

Подбор научных докладчиков и формирование программы научной конференции из докладов. Утверждение кандидатур докладчиков на соответствующих кафедрах.

4. Техническая подготовка 

Подготовка материально-технической базы (аудитории, оборудование, рассылка приглашений, размещение рекламной информации, сбор регистраций участников и т.д.).

5. Информационное обеспечение. 

Подготовка и распространение программы конференции, сборника тезисов докладов, регистрация участников, сопровождение конференции. Работа пресс-центра.

6. Проведение конференции 

Организация научной программы (размещение участников, открытие, основная программа, кофе-брейки, отдых). Прием материалов на публикации и работа редакционной коллегии.

7. Закрытие конференции 

Подведение итогов конференции, награждение победителей конкурсов, принятие резолюции. Разъезд участников.

8. Подготовка отчета 

Подготовка отчета о проведении конференции, анализ результатов, достижений целей. Выработка рекомендаций по организации следующей конференции.

9. Публикация материалов 

Подготовка к изданию сборника статей по тематике выступлений, выпуск номера научного журнала с материалами конференции.

10. Просмотр фото- и видеоматериалов
Отбор и предварительный монтаж лучших фотографий и видеороликов, снятых на конференции.

11. Редактирование и выпуск
Окончательный монтаж отобранных фото- и видеоматериалов, оформление, редактирование, верстка и печать фотоальбома / выпуск DVD-диска.

12. Размещение материалов в Интернете
Размещение программы, тезисов докладов, сборника статей, фотографий и видеозаписей в Интернете.

Отдельные элементы, составляющие проект, могут становится его подпроектами,  в том числе — с последующей детализацией, кроме того, для выполнения работ может быть важна их последовательность.

Тут работа — это целенаправленная деятельность, требующая затрат труда и ресурсов, направленная на создание продуктов, услуг или результатов, обладающих определенной ценностью.

Основные характеристики работы:

• Цель - конкретный результат, которого необходимо достичь. Работа выполняется для достижения поставленной цели. 

• Сроки - определенный промежуток времени, отведенный для завершения работы. Соблюдение сроков является важным показателем эффективности.

• Ресурсы - средства, необходимые для выполнения работы (финансы, материалы, оборудование, кадры и их компетенции, информация и т.д.).

Ограниченность ресурсов накладывает дополнительные ограничения.

• Трудоемкость - объем трудовых затрат, необходимых для выполнения работы. Характеризуется затратами времени, усилий и средств. 

• Качество - степень соответствия результатов работы установленным требованиям. Является одной из важнейших характеристик, определяющих ценность и эффективность работы. 

• Риски - потенциальные негативные события или обстоятельства, которые могут повлиять на выполнение и результаты работы. Необходим постоянный мониторинг и минимизация рисков. 

• Заинтересованные стороны - лица, чьи интересы затрагиваются выполнением и результатами работы. Их ожидания должны быть удовлетворены для обеспечения успеха работы.

• Эффективность - степень достижения поставленных целей работы при оптимальном использовании имеющихся ресурсов. Является ключевым показателем оценки результативности работы.

Обратите внимание, что в определении работы среди необходимых ресурсов упоминаются упоминаются компетенции. Компетенции относятся к нематериальным ресурсам и представляют собой знания, навыки, умения и опыт, которыми необходимо обладать, чтобы успешно выполнить работу.

Некоторые другие аспекты компетенций в контексте работы:

• Требуемый уровень компетенций - определяется в зависимости от цели, сложности и ответственности работы. Чем выше уровень - тем выше требования к квалификации исполнителей.

• Соответствие имеющихся компетенций - перед началом работы необходимо провести оценку наличия необходимых компетенций у исполнителей и, при необходимости, обеспечить их развитие. 

• Развитие компетенций - выполнение некоторых работ может способствовать повышению квалификации исполнителей за счет получения нового опыта. Это следует учитывать при формировании мотивации.

• Обучение персонала - в ряде случаев перед началом ответственных работ требуется провести дополнительное обучение сотрудников для обеспечения необходимого уровня компетенций. 

• Командные компетенции - при подготовке команд выполнять совместные работы важна оценка уровня сформированности "командных" компетенций, таких как общий язык коммуникации, распределение ролей, понимание сильных и слабых сторон каждого члена команды и т.д. Их развитию также необходимо уделять достаточное внимание.

• Мотивация через развитие компетенций - возможность получить новые интересные знания и повысить свою квалификацию может быть эффективным мотивирующим фактором для выполнения работ. Использовать такую мотивацию следует, когда это целесообразно.

Понимание состава и структуры работ при наличии информации о требуемых компетенциях, позволяет определить перечень необходимых исполнителей, включая состав команды проекта.

Для перехода от списка работ к списку исполнителей необходимо:

1. Определить требуемые компетенции для каждой работы. Это позволит подобрать подходящих исполнителей. 

2. Оценить имеющиеся компетенции у сотрудников. Можно либо провести их самооценку и обсуждение с руководителями подразделений, либо использовать результаты аттестаций, отзывов и достижений. 

3. Сопоставить требования каждой работы к компетенциям с оценкой компетенций персонала. Выбрать тех, у кого уровень компетенций наиболее близок к требуемому для конкретных работ. 

4. При несоответствии требований работы и имеющихся компетенций сотрудников принимать решения о: 

• Перенацеливании работы на другого исполнителя с более подходящим профилем компетенций. 

• Обучении и/или наставничестве с целью развития необходимых компетенций у потенциальных исполнителей. 

• Привлечении внешних ресурсов (фрилансеров, студентов и выпускников, специализированных компаний). 

• Переносе сроков выполнения работы до тех пор, пока не будут обеспечены ее требования к компетенциям. 

5. Составить расписание работ с указанием ответственных исполнителей и сроков. При необходимости определить помощников и поддерживающий персонал. 

6. Провести согласование расписания с исполнителями, руководителями и заинтересованными сторонами. Внести коррективы по результатам согласования. 

7. Утвердить окончательный план работ с указанием списка исполнителей и сроков и приступить к его реализации с организацией необходимых совещаний, обучения и мониторинга.

Данный подход позволяет сформировать оптимальные исполнительные команды для выполнения задач, соответствующих их компетенциям и возможностям.

Имея эту информацию о перечне необходимых работ, можно оценить потребность в необходимых ресурсах для реализации проекта. Для этого:

1. Определить цели и результаты каждой работы. Что конкретно должно быть создано или достигнуто в результате выполнения работы. 

2. Выявить требования к качеству результатов работ. Какие показатели будут использованы для оценки степени достижения целей работы. 

3. Оценить трудоемкость каждой работы. Сколько временных, трудовых и финансовых ресурсов потребуется для реализации работы в соответствии с поставленными целями и требованиями к качеству. 

4. Выявить прямые затраты, необходимые для выполнения работ. Это могут быть расходы на оплату труда сотрудников, аренду площадей, оборудование, расходные материалы, командировочные расходы и т.д. 

5. Определить косвенные затраты, которые будут необходимы. Например, расходы на оргтехнику, организационные мероприятия, PR-активности, юридическую поддержку и т.п. 

6. Провести оценку финансовой состоятельности плана реализации работ.

При нехватке ресурсов рассмотреть варианты оптимизации:

• Перераспределения затрат между работами. 

• Поиска резервов за счет сокращения непрофильных расходов. 

• Привлечения дополнительного финансирования. 

• Переноса сроков выполнения наименее приоритетных работ. 

• Изменения требований к результатам отдельных работ.

7. Составить бюджет реализации работ с распределением ресурсов по статьям затрат и ответственным за организацию расходования ресурсов. 

8. Провести согласование бюджета с заинтересованными подразделениями и лицами. Внести необходимые корректировки.

9. Утвердить финальный бюджет и обеспечить мониторинг его исполнения и возможные корректировки в процессе реализации работ.

Таким образом, на основе определения целей, требований, трудоемкости и прямых/косвенных затрат каждой работы формируется обоснованный план ресурсного обеспечения, необходимый для их успешной реализации.

Итак, резюме:

1. Для того, чтобы составить список необходимых ресурсов, необходимо определить цели, результаты и требования к качеству каждой выполняемой работы. Это позволит точно оценить трудоемкость и потребность в ресурсах. 

2. Требуются оценки прямых затрат (оплата труда, аренда, оборудование и т.п.) и косвенных затрат (офисная техника, оргмероприятия, PR и др.) на реализацию каждой работы. 

3. Необходимо проверить финансовую состоятельность ресурсного плана и при необходимости провести оптимизацию за счет перераспределения, сокращения или привлечения дополнительных ресурсов. 

4. Составляется смета затрат с распределением по статьям и ответственным за расходование ресурсов. 

5. Требуется согласование сметы с заинтересованными сторонами, корректировка по результатам согласования и утверждение финальной сметы. 

6. Реализация работ осуществляется с мониторингом фактического использования ресурсов и возможными корректировками сметы.

Правильно, что в проектном предложении должны быть отражены не только перечень работ и ресурсы, но и их сроки, этапы реализации и дорожная карта. Это обеспечивает планирование проекта во времени с учетом всех зависимостей между работами и ресурсными ограничениями. 

Дорожная карта и план-график реализации проекта должны составлять отдельный раздел проектного предложения. В него входят:

1. Логическая схема выполнения работ, отображающая последовательность и взаимосвязи между работами. Указываются предшествующие и последующие работы для каждой позиции. 

2. Сроки начала и окончания каждой работы. При этом соблюдаются зависимости между длительностью и последовательностью работ. 

3. Ключевые этапы и контрольные точки реализации проекта. Это моменты, когда принимается решение о продолжении, приостановке или свертывании проекта. 

4. Потребность в ресурсах для выполнения работ на каждом этапе и ограничения по их использованию. 

5. Механизмы адаптации дорожной карты под изменения ограничений, приоритетов или внешних условий реализации проекта. 

6. Система мониторинга выполнения дорожной карты, измерения прогресса и корректировки отклонений от плана. 

Дорожная карта позволяет синхронизировать работы, предвидеть возможности и угрозы, своевременно реагировать на изменения, выявлять отклонения от плана и принимать меры по их устранению. Тем самым повышается вероятность успешной и эффективной реализации проекта в установленные сроки и с заявленными результатами.

Календарный план является одной из форм представления дорожной карты проекта и детализирует ее до конкретных дат начала и окончания работ.  Основными элементами календарного плана являются:

• Перечень всех работ, задействованных ресурсов и ответственных за их выполнение.

• Длительность выполнения каждой работы, выраженная в рабочих днях, неделях или месяцах.

• Конкретные даты начала и окончания каждой работы с учетом предшествующих и последующих работ. Сроки работ не противоречат логике дорожной карты.

• Ключевые мероприятия и контрольные точки проекта с точно определенными датами проведения. 

• Потребность в ресурсах для каждого периода времени и ограничения по их использованию. 

• Механизмы корректировки сроков и ресурсов при необходимости.

• Система регулярного мониторинга хода работ и отклонений от плана.

Календарный план позволяет детализировать проект до конкретных мероприятий с четко определенными сроками и ответственными. Это обеспечивает точное планирование реализации проекта, повышенную прозрачность и предсказуемость его продвижения, эффективный мониторинг и оперативное управление проектом. 

В проектном предложении содержание и результаты работ, дорожная карта, смета расходов и календарный план должны быть тесно взаимосвязаны и интегрированы друг с другом. Это позволяет представить целостное видение реализации проекта, учитывающее все его аспекты: содержание, сроки, ресурсы и ответственность.

Дорожная карта, наряду со сметой расходов и распределением ответственности, является обязательным элементом проектного предложения, позволяющим провести планирование проекта с учетом всех аспектов: содержания работ, сроков, ресурсов и ответственности. При подготовке проектного предложения необходимо интегрировать эти три составляющие, чтобы получить целостное и согласованное решение по реализации проекта.

Подводя итог, для подготовки проектного предложения, исходя из перечня работ и необходимых ресурсов, необходимо:

1) Определить цели, результаты и требования к каждой работе. 

2) Оценить трудоемкость работ и потребность в ресурсах.

3) Составить список прямых и косвенных затрат на работы. 

4) Проверить финансовую состоятельность и провести оптимизацию ресурсного плана.

5) Сформировать смету расходов и распределение ответственности. 

6) Сформировать дорожную карту и план-график проекта.

Подготовленное таким образом проектное предложение будет содержать обоснованный и согласованный перечень работ, потребных для их реализации ресурсов, а также информацию о сроках реализации проекта.