Проверка письменных жалоб

Предлагается на выбор две проверки, одна плановая по стандартной программе, другая по специальному заданию, когда поступает письменная жалоба, устное заявление, сигналы с мест и тому подобное.

В первом случае всё происходит как обычно: вышел, расположился, посмотрел-проверил, написал, доложил и, после короткого таймаута на следующий объект.

Во втором случае, с так называемым специальным заданием, всё складывается по иному.

1. Планирование. 

Никакого планирования, как правило, не бывает. Да как можно предусмотреть планом контрольно-проверочной деятельности работу над будущей жалобой. Всё происходит спонтанно. Вызов к руководству, посвящение в курс дела [заявления], постановка задачи и с завтрашнего дня, а то и немедленно, приступить.

2. Подготовительный период.

Если даётся хотя бы пол дня, хорошо. Когда времени нет, быстренько придумываем, прокручиваем у себя в голове предварительно-подготовительные действия, причём в ускоренном темпе на стадии получения от начальства вводной, по ходу ознакомления с текстом жалобы, восприятия её содержательного смысла, стараясь глубже вникнуть в приводимые факты, упоминаемые фигуры и события, не упуская деталей.  

Надо ли видеться, встречаться, общаться с автором [заявителем]. Полагаем, пока не стоит. Зачем заражаться его «боевым» настроем, становиться его сторонником, как он - думать и поступать, как он предлагает. Предпочтительней несколько отстраненней воспринимать, казалось бы, на сто процентов аргументированную заявителем информацию и не в коем случае не поддаваться его влиянию, настроениям. Одновременно не следовать «указкам» руководства на предмет, что и как лучше проверить, дабы убедиться в правдивости изложенного на бумаге. 

3. Контрольно-проверочные действия.

Попробуйте вообразить, что занимаетесь не разбором конкретной письменной жалобы, устного заявления человека, борющегося за правду, с несправедливостью, а проводите рядовую тематическую проверку отдельного вопроса финансово-хозяйственной деятельности компании, где он работал, пока ещё работает.

Те же методы, те же способы и приёмы с одной оговоркой. Они должны нацеливаться не на выявление факта с последующей реализацией (принятие мер и так далее), а на подтверждение либо опровержение того, о чём говорится в письме, жалобе.  

4. Аналитический этап.

Здесь придётся хорошенько всё обдумывать и взвешивать. Всё, до самых мельчайших деталей, не упуская, что до недавнего времени казалось не особо важным. Ещё раз удостовериться, перепроверить, выяснить, доуточнить. Не стесняясь, с кем надо по человечески «по душам» переговорить. Находясь на данном этапе, организуется встреча с автором письма, упомянутыми в нём «героями», если таковой не произошло до начала «проверочных разбирательств».

Заметим, что обозначенный аналитический этап не нужно опускать, игнорировать, перескакивая с предыдущего третьего пункта [контрольно-проверочные действия] сразу на следующий пятый [оформление материалов]. Это только навредит делу.

5. Оформление материалов.

Итоги работы отражаются в письменном акте по заведённым стандартам с той разницей, что акт излагается под определённым углом, направленным на достижение поставленной цели выполняемого специального задания. К примеру, удовлетворению чаяний заявителя с обострённым чувством справедливости и нетерпимости ко всему негативному, что его окружает, что он видит и с чем он не желает мириться. Или наоборот.  

Поскольку на выходе оформляется акт, то его последняя страница подписывается. Прежде чем, «забить» в акт чьи-то подписи, подумайте, взвесьте, посоветуйтесь на тему, кто должен его подписать, а кто нет, так как внутреннее содержание названного документа, скорее всего не будет подлежать широкой огласке.  

В заключении обратим внимание, что работа по письмам, жалобам и заявлениям «трудящихся» от проверяющего специалиста требует не столько знаний инструкций и законов, соблюдения стандартом и регламентов, сколько умения грамотно себя вести с руководителем, доверившего нам это «спецзадание», с автором письма и попавшими на его страницы «отрицательными героями. 

Неудачно законченная работа над жалобой предоставляет её автору другие пути, новые возможности в части поиска правды и справедливости. Это естественным образом приводит к возникновению дополнительных проблем, разрешение которых будет стоить и времени и средств.