Утро без кофе или про риски в проекте
Стоит ли планировать, когда все идет не по плану?
Ты любишь начинать рабочий день с чашки кофе с любимым пирожным - это дает тонус, положительные эмоции, позволяет включиться в рабочий ритм. Переживания, получится ли попить кофе, влияют на настрой, в конечном счете - на собственную эффективность. Обдумывая ситуацию, ты понимаешь, что если сразу брать упаковку пирожных на неделю, это дает спокойствие, что дни будут начинаться правильно, да и упаковка позволяет существенно экономить. И ты в понедельник покупаешь упаковку пирожных, кладешь в холодильник, и наливаешь себе кофе, замечательно начиная день, и мысленно представляя, что такой же будет вся рабочая неделя. Во вторник ты наливаешь себе кофе и идешь к холодильнику, предвкушая новый чудесный день, и обнаруживаешь, что пирожные кто-то съел. И кофе, в удовольствие, уже не попьешь.
Планируемая последовательность действий, направленных на достижение конкретной цели - в данном случае, получение удовольствия от кофе для повышения своей производительности - это, по сути, проект.
Проектный подход позволяет быть эффективным, достигая заданных результатов, минимизируя риски. Но понять и спланировать необходимые действия, организовать соответствующие процессы и обеспечить их выполнение - все это требует существенных усилий. А еще надо знать, как это делать. В каком случае все эти усилия имеют смысл?
Проект, как говорится – задача с известным результатом: заранее как бы известно, что должно получиться и зачем. И что будет, если не получится. Причём мы будущее не знаем, мы его оцениваем.
Соответственно, мы можем что-то просто начать делать, надеясь, что всё-таки что-то получится. А может и не получится, и какие тогда будут последствия?
Мы будем считать целесообразным тратить усилия на планирование и организацию процессов только в том случае, если затраты на это будут значительно меньше, чем выгоды от достижения заданного результата или чем "неприятности", которые возникнут, если его не достичь.
Например, если кто-то скажет: "А поехали путешествовать, все расходы оплачиваются!", то здесь вряд ли есть смысл что-то планировать, и может быть лучше просто следовать "велению души", получая удовольствие. Но если скажут: "Что угодно, но на все есть две недели", то уже стоит прикинуть, что именно хочется, а от чего отказаться, чтобы получить нужные впечатления. Еще больше внимания к планированию потребуется, если ограничены не только сроки, но и бюджет, в который надо уложиться.
Причем здесь наглядно видны условные уровни планирования, организации, исполнения: конечно, прежде всего надо прикинуть, какой план будет в максимальной степени соответствовать запросу, и можно решить, что вот в эти две недели я хочу провести три дня вот тут, потом неделю тут, а остальное вон там.
Но одно дело понять это для себя, но ещё надо убедиться, что там свободны гостиницы или отели, есть подходящий транспорт и пр. И не только убедиться, а ещё возможно сразу же купить, забронировать, или же запланировать эти действия. Наконец, что делать, если бронь утеряна, рейс отменён, и что-то пошло не по плану? Хорошо бы иметь запасные варианты и понимание, что делать в таких случаях.
И тут мы вновь возвращаемся к оценке рисков: да, нам удобно иметь пирожные на всю неделю, но что делать, если их могут просто съесть, а в тех местностях, где мы хотели бы провести отпуск, идут стихийные бедствия, военные действия, финансовый кризис, транспортный коллапс или еще что-то малопредсказуемое. В этом случае мы, скорее всего, решим либо отказаться от плана, либо уж действовать по месту, поскольку истраченные на брони и покупки средства могут просто пропасть.
Но риски могут быть связаны не только с внешними условиями, в которых происходит реализация проекта, но и присутствовать в самом замысле или плане, а также быть связаны с его исполнением.
Примерами рисков, которые могут быть заложены в замысел или план проекта, могут быть:
🔹 Нереалистичные сроки выполнения проекта
🔹 Переоценка доступных ресурсов или недооценка необходимых
🔹 Недостаточное участие ключевых заинтересованных сторон
🔹 Неучтенные технические ограничения или сложности
🔹 Неоднозначности, неточности или изменения в требованиях проекта
🔹 Недооценка стоимости проекта
и так далее.
Примерами рисков проекта, связанных с его исполнением, могут быть:
🔹 Отсутствие опыта, знаний или навыков у команды проекта, необходимых для выполнения задач
🔹 Недостаток или некачественное оборудование, материалы или программное обеспечение
🔹 Проблемы в коммуникации или координации внутри команды
🔹 Непредвиденные проблемы, такие как болезни сотрудников, технические неисправности или форс-мажорные обстоятельства
и пр.
Подробнее структуру рисков проекта рассмотрим в следующих постах. Подпишитесь, чтобы не пропустить!
• Наш канал “Мир проектов”, где все о проектах в одном месте