О порядке хранения материала, обнаруженного при разборе архива бывшей Лаборатории № 6

Уважаемый Юрий Николаевич,

Довожу до Вашего сведения следующее.

При проведении текущей описи документов, оставшихся на балансе предприятия после реорганизации НИИ «ТЛЕН» в 1991–1992 гг., мною обнаружена видеокассета формата «Электроника-ВМ» без номера, даты и сопроводительного акта. По содержанию сопроводительной надписи на коробке («Ознак. новых сотр. — не размагничивать») кассета относится к материалам ознакомительного (инструктажного) характера для вновь принимаемых сотрудников.

Кассета не значится ни в описи Института, переданной ООО НИИ «ТЛЕН» при приватизации, ни в архивных реестрах Лабораторий №№ 1–9, известных мне на сегодняшний день.

Ознакомившись с содержанием (частично, в силу состояния носителя), считаю необходимым доложить, что материал по своему характеру не является обычным производственным инструктажем и, по всей видимости, относится к той же категории документов, что и полевые акты Лаборатории № 6 (в частности, Акт № 47/Х-89 по объекту НС-01), с которыми данная запись, предположительно, связана по содержанию.

Напоминаю, что приказом № 03-Л от 19 декабря 1991 г. по личному составу и архивному фонду Института (п. 1) все архивные материалы Лабораторий №№ 1–9, включая «фотофиксацию и сопутствующую документацию», отнесены к бессрочному хранению и не подлежат уничтожению независимо от степени секретности и состояния носителя. Приказ также обязывает (п. 4) доводить до сведения сотрудников, что регламенты взаимодействия с объектами наблюдения не являются формальностью.

В связи с этим прошу дать указания по следующим вопросам:

1. Должна ли кассета быть оформлена как архивный материал Лаборатории № 6 с присвоением номера и грифа, аналогично полевым актам, или передана в общий фонд предприятия как материал отдела кадров;

2. Допустимо ли предъявлять данный материал новым сотрудникам предприятия в ознакомительных целях, либо доступ к нему следует ограничить до особого распоряжения;

3. Следует ли снять копию с оригинала ввиду ветхого состояния носителя и, если да, где надлежит хранить копию отдельно от оригинала;

4. Кто в настоящее время правомочен присваивать гриф секретности материалам такого рода, поскольку лица, указанные в приказе № 03-Л в качестве ответственных хранителей, на предприятии более не числятся.

До получения указаний материал помещён на хранение отдельно от текущего делопроизводства, под рабочим шифром ВМ-93/б-н, без ознакомления третьих лиц.

Прошу рассмотреть вопрос в возможно короткий срок.

Архивариус __________________ [Л.С. Матвеева]

Гриф «Для служебного пользования»