Бизнес-глоссарий на сегодняшний день остаётся наиболее важным и одновременно наиболее недооцененным по своей значимости модулем в эко-системе управления данными. Почему так происходит? Дело в том, что большинство дата-специалистов продолжают видеть в нем лишь простой инструмент сбора терминов и определений. Так ли это? И какие ещё функции должен содержать современный Бизнес-глоссарий, чтобы стать полноценным модулем вашей эко-системы управления данными? Прежде чем ответить на эти вопросы, давайте вернемся немного назад и вспомним, что такое данные и откуда они берутся?

Данные - это цифровая копия информации, которая нам необходима для выполнения повседневных действий и достижения своих целей. Когда мы говорим про организацию, то, конечно, речь в первую очередь идет о тех данных, которые появляются в информационных системах и необходимы для работы бизнеса и, в конечном счете, извлечения прибыли.

Определяет, какие данные, как и куда должны быть внесены, - Владелец данных, он фактически выставляет требования к тому, каким образом должна быть спроектирована информационная система для того, чтобы бизнес-процесс функционировал правильно, а компания получила результат от его выполнения. Причем тут бизнес-глоссарий? Очень просто. Первое, что должен выполнить любой Заказчик любой информационной системы, - это объяснить, для каких целей она ему нужна и какие процессы будут в ней выполняться. Всё это мы привыкли описывать в документе Бизнес-требования (Техническое задание, Спецификация на разработку, Сценарий работы и т.д. и т.п.). А теперь вспомните, пожалуйста, с чего начинается любой документ? Правильно: Бизнес-глоссарий или Словарь терминов и определений. Именно этот раздел описывает основные Понятия (далее буду называть их бизнес-объекты), которые используются в бизнес-процессах. К сожалению, именно этому разделу не придают должного внимания, а зачастую просто не заполняют его. А ведь именно он позволяет нам разговаривать на одном, всем понятном языке бизнеса, называть вещи своими именами, чтобы избежать в дальнейшем двусмысленности и недопонимания. Итак, бизнес-глоссарий рождается из бизнес-требований, являясь их квинтэссенцией, так как содержит все основные понятия, которыми мы оперируем в процессе достижения целей, и даёт нам общее представление о конкретном бизнес-сервисе.

А мы с вами подошли к первому шагу создания Бизнес-глоссария и к его первой функции:

1. Хранение терминов и определений всех бизнес-сущностей, используемых в бизнес-процессе, а также всех свойств и характеристик этих бизнес-сущностей, являющихся существенными для выполнения процесса.

Иными словами, вы должны объяснить всем потенциальным участникам процесса, бизнес-пользователям и прочим вовлеченным лицам, с чем им предстоит работать, а также договориться о единых правилах именования бизнес-объектов, участвующих в производственном процессе.

Следующие две функции, которые обязательно должны присутствовать в любом инструменте управления данными, позволяют уточнить границы и ответственность за результат.

2. Идентификация Владельца данных для бизнес-объекта. Бизнес-глоссарий должен содержать справочник владельцев данных: ФИО сотрудника или название функциональной роли (или и то, и другое), отвечающей за правильность формулировок Термина и Определения, а также должен позволять поддерживать эти справочники в актуальном состоянии (переводы, увольнения). 

3. Идентификация процесса или сервиса, в котором создается бизнес-сущность. Обычно такие сервисы имеют дополнительную разметку, например, Мастер, Базовый или Главный, зависит от политики Data Governance, принятой в организации. Конечно, бизнес-глоссарий должен уметь актуализировать всю информацию, связанную с процессами и сервисами.

Следующая функция бизнес-глоссария обеспечивает выравнивание бизнес требований с ИТ-составляющей и появляется только после того, как мы с вами автоматизировали наши бизнес-требования:

4. Идентификация мест цифровизации бизнес-объектов, определение информационных систем, в которых возникают/обрабатываются наши с вами данные - Источников и Потребителей данных. Бизнес-глоссарий должен позволять связывать бизнес-объекты с ИТ-системами или автоматизированными сервисами, а также поддерживать списки мест автоматизации в актуальном состоянии.

Что мы создаем в цифровом мире? Какими понятиями оперируем или что за бизнес-объекты помогают нам выполнять бизнес-процесс.

Кто устанавливает правила создания этих бизнес-объектов? или кто владелец данных.

Как мы работаем с бизнес-объектами? или какой продукт или процесс их создает.

Где мы создаем, обрабатываем бизнес-объекты? в какой информационной системе с ними работаем.

Описанные выше в пп.1-4 возможности являются базовым и обязательным набором функций для любого бизнес-глоссария. А теперь рассмотрим какие ещё полезные функции может содержать бизнес-глоссарий.

Ряд функций не обязательно автоматизировать (по крайней мере, на первом этапе), но они всё же вносят свою лепту в упорядочивание работы с данными, и я не могу не упомянуть о них. Про такие обычно говорят - "nice to have". Кроме того, наличие этих функций помогает собирать бизнес-требования к данным и автоматизирует этот процесс. Напомню, что в Бизнес-глоссарий мы собираем информацию об основных Понятиях или Бизнес-объектах, участвующих в процессах организации. Какие же ещё функции Бизнес-глоссария помогут вам в работе с данными, разберем по порядку:

Синонимы. Кроме основного названия термина, можно хранить его дополнительные значения, которые уточняют его или являются схожими с ним. Помогает, когда в разных бизнес-юнитах один и тот же термин имеет разные обозначения - так исторически сложилось :). Конечно, нужно позаботиться о том, чтобы разграничить авторство и указать принадлежность к процессу или бизнес-сервису. Этот же функционал можно расширить и использовать также для хранения аналогов термина на иностранных языках.

Бизнес-критичность. Признак значимости данных для выполнения бизнес-процессов организации. Одна и та же бизнес-сущность может иметь различное значение для разных бизнес-доменов и для разных бизнес-сервисов. Данный функционал отвечает за хранение шкалы бизнес-критичности и условий назначения признаков критичности. Если у вас в Положении по управлению данными не закреплены правила установки признаков бизнес-критичности, то можно использовать один из существующих методов, например MoSCoW.

Методика формирования значения. Описываются правила и алгоритмы, использующиеся при создании экземпляра бизнес-сущности: указывается основной тип данных, в котором обычно представляется или визуализируется для бизнес-пользователей выбранный термин, например текст или дата; также должны быть указаны ограничения и фильтры для экземпляра бизнес-сущности, например когда из списка стран допустимо использовать только одно значение - Россия. В качестве пояснений и обоснований могут прилагаться регламентирующие документы, различные Методики или Положения, связанные с бизнес-процессом. Сразу нужно оговориться, что один этот пункт потенциально может разрастись до внушительного набора полей, каждый из которых описывает требования к данным со своего ракурса и "закрывает" таким образом одну из характеристик качества данных (см.Пример в Материалах к статье*).

Функционал дополнительной разметки данных. В данном блоке собирается информация, которая в дальнейшем может помочь сортировать или структурировать по смыслу ваши данные по различным признакам и для нужд различных подразделений. Например, уровень безопасности для служб, обеспечивающих информационную безопасность ваших данных, - коммерческая тайна, персональные данные и т.п.; признаки принадлежности к отраслевым регламентам или международным стандартам. В зависимости от принятой политики управления данными, тут могут храниться также созданные пользователями группы и фильтры, например, различные категории,типы, способы использования бизнес-объектов.

Основная задача Бизнес-глоссария - дать всеобъемлющую информацию о данных, которые вы используете в процессах доставки ценности конечному потребителю - вашему Клиенту. Пользователями Бизнес-глоссария могут быть различные подразделения организации: стратеги, маркетологи, разработчики программных продуктов, офицеры безопасности и т.п.

- Обеспечить понимание основных бизнес-концепций и терминологии.

- Подчеркнуть различия в использовании значений для одних и тех же терминов и показать как они могут отличаться в разных бизнес-функциях.

- Повысить доверие к данным компании.

- Обеспечить соответствие между бизнес-контентом и технической реализацией на ИТ-ландшафте, подтвердив выполнение бизнес-требований к данным.

- Уменьшить риск того, что данные будут неправильно использованы из-за несогласованного понимания бизнес-концепций.

- Максимально расширить возможности поиска и доступа к знаниям внутри компании.

*Материал к статье: функциональные требования и пример заполнения БГ в формате электронной таблицы